Les solutions pour externaliser le KYC

Vers quelle solution se tourner pour externaliser le KYC, entre BPOs, outils technologiques et solutions innovantes ?


Pour lutter contre les risques de fraude et de corruption mais surtout pour une conformité optimale avec la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT), le processus Know Your Customer (KYC) des institutions et établissements bancaires et financiers est de plus en plus souvent externalisé.


Cette délégation du KYC à un sous-traitant externe représente un gain de temps considérable pour l’entreprise car le prestataire spécialisé KYC est titulaire de compétences et d’outils adaptés : il est ainsi en mesure d’obtenir et d’analyser plus rapidement les informations pour une réactivité client améliorée.


Mais si les raisons de confier le KYC à une prestataire externe, à un partenaire de confiance ou à une solution technologique innovante ne manquant pas, certains risques sont à connaître. Tout système a des limites et il en va de même pour les solutions d’automatisation des opérations manuelles de conformité.


L’offre de solutions actuellement sur le marché reste limitée et ne répond pas à tous les besoins des organisations en matière de processus KYC : le risque reste souvent présent, l’automatisation est parfois plus théorique que pratique et le niveau de confiance varie selon plusieurs éléments.


L’externalisation des opérations manuelles de conformité en sous-traitant le KYC à un BPO


Le BPO, une valeur sûre


La première solution pour externaliser le processus KYC consiste à faire appel au BPO, le Business Process Outsourcing (ou externalisation des processus d'affaires). Il s’agit d’une solution utilisée sur de nombreux services, pas uniquement sur l’aspect réglementaire et juridique, mais depuis la montée en puissance du KYC, les prestataires ont développé des offres spécialisées sur ce domaine.


Cela revient simplement à externaliser une partie de l'activité de l'entreprise vers un prestataire extérieur (le sous-traitant), ici, le KYC. Les promesses de ce type de méthode d’externalisation des processus métier sont nombreuses, allant du gain de flexibilité à l’amélioration de la performance, en passant par une efficacité métier décuplée et une réduction majeure du risque.


Dans les faits, cela se vérifie la plupart du temps.


La valeur ajoutée de ces solutions de sous-traitance réside essentiellement dans l’externalisation du parcours KYC pour le simplifier, garantir le respect des dernières réglementations en date, l’adaptation à la transformation digitale et un processus d'activation réussi.


Pour délivrer leur prestation, les BPOs s’appuient sur 3 grands piliers : une équipe d’experts du KYC, des technologies flexibles et scalables ainsi que des process solides et éprouvés.


Faut-il pour autant se ruer sur ce type de solution lorsque se pose la question de l’externalisation des opérations manuelles de conformité en lien avec le processus KYC ? La réponse n’est pas si évidente, car en dépit de son ancienneté, les BPO ne sont pas exempts de défauts.


Des failles qui contrebalancent les discours des BPOs


Cette solution n’est pas si optimale qu’il n’y paraît dans les discours marketing et dans l’image globale dont les BPO bénéficient, en particulier dans le cas de l’externalisation de l’objectif et du processus Know Your Customer (KYC).


Les opérations manuelles de conformité sont des tâches coûteuses et à très faible création de valeur ajoutée pour l’organisation. Plusieurs risques viennent assombrir le tableau de ces opérations déjà peu rentables, en particulier ceux liés à l’erreur humaine de la part du prestataire : mauvaises indexations, oublis, erreurs d’entrée, etc.


Avec les opérations manuelles de conformité, il n’y a pas non plus d’automatisation ni d’actualisation des bases de données clients, ce qui représente un manque à gagner considérable, aussi bien financièrement qu’en matière de temps.


Considérant ces réalités, de nombreuses solutions technologiques voient le jour pour répondre davantage et avec plus d’efficience aux besoins des institutions et établissements… avec de réels bénéfices mais trop souvent aussi avec un succès mitigé.


Une offre limitée de solutions technologiques qui ne répond pas à tous les besoins du marché


Des atouts certains pour les OCR et les systèmes de reconnaissance d’image


Les solutions technologiques du marché basées pour la plupart sur des OCR (Optical Character Recognition) ou des systèmes de reconnaissance d’image présentent des atouts certains.


D’abord, cette automatisation du processus KYC permet :


  • L’optimisation de l’ensemble du KYC en conformité avec les exigences légales
  • L’assurance de conserver une grande souplesse et une rapidité inatteignables sans externalisation
  • La maîtrise des coûts, surtout pour les structures de taille modeste ou intermédiaire et dans la lutte contre le risque et la négligence
  • Le développement d’un important levier d’efficacité et de gestion des capacités de l’organisation
  • La possibilité pour l’ensemble des effectifs de se concentrer à 100 % sur leur métier grâce à un gain de temps substantiel
  • Une réduction drastique du risque d’erreur dans le processus KYC et donc du risque lors des contrôles


Ces avantages sont permis essentiellement grâce à des solutions technologiques avancées mais qui ne sont pas sans défauts. En effet, plusieurs problèmes viennent nuancer les bénéfices mentionnés ci-dessus.


Les problèmes majeurs des solutions technologiques d’externalisation du KYC


Loin de répondre à la perfection aux besoins des institutions bancaires et des établissements financiers, les solutions technologiques d’automatisation du KYC présentent un problème majeur et récurrent : le risque de rejet du document justificatif à cause d’une image de qualité insuffisante.


Lorsque cela se produit, l’automatisation s’interrompt, ce qui nécessite un traitement manuel in fine. L’automatisation n’est donc pas garantie et des facteurs externes peuvent nuire au processus.


Les solutions technologiques comme les OCR et la reconnaissance d’image ne fonctionnent donc pas toujours et cela représente un risque réel pour les organisations.


Un autre sujet problématique est le fonctionnement de certaines de ces solutions. En effet, la plupart vérifient les points de données en fin de parcours, ce qui peut nuire au niveau de confiance de l’outil ou du prestataire. Concrètement, il s’agit le plus souvent de validation de cohérence par des regroupements d’informations.


Le niveau de confiance est aussi déterminé par l’objet de la solution technologique ou du travail du prestataire : si la plupart garantissent la conformité du document, rares sont ceux qui vont jusqu’à garantir l’authenticité de ce dernier. Pourtant, la différence est bien réelle et le niveau de confiance du processus d’externalisation KYC en dépend.


Pour être réellement efficace, fiable et digne d’une confiance absolue, l’idéal serait une solution qui récupère la pièce justificative à la source et qui certifie son authenticité.

Archipels : les atouts des BPOs et de la technologie de pointe... sans les inconvénients


Archipels part des constats mentionnés dans cet article pour offrir une solution réellement en phase avec les besoins des organisations soumises au KYC, aussi bien les banques que les organismes de crédit ou les divers établissements financiers.


La solution Archipels de la FinTech du même nom récupère le document justificatif à la source, certifie sa conformité et garantit son authenticité.


Pour externaliser le processus KYC, nous nous appuyons sur la technologie blockchain afin d’éviter la redondance des process. Concrètement, nous inscrivons sur notre blockchain privée et permissionnée les informations requises par les organismes assujettis aux obligations LCB-FT, notamment les justificatifs de domicile.


Chaque document est partagé dans un contexte sécurisé et dans un souci de souveraineté des données (Archipels est hébergée et maintenue par des tiers de confiance Français et toutes les données restent sur le territoire).


L’idée d’Archipels est de proposer une solution d’externalisation vraiment automatisée et plus fiable que les autres alternatives du marché.


Externaliser le processus KYC ne suffit pas : il reste essentiel de s’assurer que l’opération est réellement rentable, sécurisée et efficace. Ce n’est pas toujours le cas avec les solutions existantes, mais avec Archipels, nous ajoutons notre pierre à l’édifice en développant le standard de l’identité décentralisée, sécurisée et vérifiée en conformité avec les normes Européennes.