Lutte contre la fraude documentaire et à l’identité : que faire ?

Quelles solutions pour la lutte contre la fraude documentaire et à l’identité ?

‍

Avec la digitalisation de nombreuses pratiques dans les entreprises, la lutte contre la fraude documentaire et à l’identité se doit d’être au cœur des interrogations afin de trouver des solutions concrètes à ce type de problématique. Alors qu’est-ce que la fraude documentaire et à l’identité ? Quel en est l’impact dans une entreprise ? Comment mettre en place un système de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité ? Réponses !

Qu’est-ce que la fraude documentaire ?

‍

De plus en plus répandue, la fraude documentaire est un véritable fléau pour les entreprises de nombreux secteurs comme par exemple la banque, l’assurance, l’immobilier et bien d’autres. On peut en effet distinguer différents types de fraudes comme la reproduction de pièces d’identité, la falsification de documents, le vol de documents, la contrefaçon de documents et l’usurpation d’identité. Autant de pratiques qui vont permettre au faussaire de servir ses propres intérêts au détriment de l’entreprise et de sa clientèle.

La fraude documentaire peut toucher de nombreux services différents dans l’entreprise comme le service comptable et financier, les fournisseurs, le service informatique et autres. Le plus souvent, il s’agira pour les faussaires d’obtenir des informations ou d’induire en erreur le personnel pour pouvoir récupérer des fonds appartenant à l’entreprise. Selon le type de fraude, les mécanismes utilisés peuvent être plus ou moins sophistiqués, ce qui rend certains types de fraudes plus difficiles à déceler que d’autres.

La lutte contre la fraude documentaire et à l’identité est donc au cœur de nombreux combats menés par les entreprises. Et pour cause, en 2019, ce sont plus de 70% d’entre elles qui ont été victimes d’une tentative de fraude documentaire. Un chiffre exorbitant qui prouve que la lutte contre la fraude documentaire et à l’identité est loin d’être anecdotique et bien une nécessité. Les entreprises qui souhaitent donc limiter la prise de risque et protéger à la fois leurs équipes et leur clientèle pourront mettre en place un véritable plan d’action visant à se protéger de la fraude documentaire de la façon la plus efficace possible pour en éviter les conséquences parfois très fâcheuses.

Quelles conséquences pour les entreprises ?

‍

Si la lutte contre la fraude documentaire et à l’identité est à ce point nécessaire pour une entreprise, c’est que cette dernière peut avoir beaucoup à perdre et se doit par ailleurs de garantir un certain niveau de sécurité à sa clientèle. Avant tout, ce sont des pertes financières qui sont à craindre. En 2020, 12% des entreprises françaises ont dû faire face à une perte de plus d’un million de dollars à cause de différents dispositifs de fraude. La trésorerie de l’entreprise peut donc véritablement être impactée sans dispositif de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité.

Le vol de données est aussi un enjeu crucial lié à la fraude documentaire. Les fraudeurs vont en effet avoir tendance à dérober certaines données nécessaires pour pouvoir parvenir à leurs fins et notamment pour porter préjudice à l’entreprise. Il peut s’agir d’informations compromettantes qui concernent directement l’entreprise, mais aussi des informations confidentielles liées à sa clientèle. Une entreprise qui n’aura pas su protéger les données de sa clientèle comme il se doit verra son image très largement impactée par ce type de vol. 

L’impact psychologique n’est pas non plus à négliger puisque certains collaborateurs seront parfois concernés de prêt par le processus de fraude notamment lorsqu’il est interne. Chacun peut ainsi faire l’expérience d’un impact plus ou moins important selon ce qu’il aura vécu.

Enfin, comme évoqué plus haut, l’image de l’entreprise et sa réputation peuvent être véritablement entachées par une fraude documentaire à différents niveaux. C’est alors tout un travail de communication qui doit être réalisé le plus vite possible pour faire face aux dommages rencontrés et redonner confiance à sa clientèle.

Quel dispositif de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité ?

‍

Il existe différents dispositifs de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité qui pourront être mis en place en entreprise afin de prévenir les risques comme il se doit. 

‍

Authentifier les documents avec un outil adapté

L’authentification de document est un des meilleurs moyens de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité. En effet, avec un outil adapté en ce sens comme celui proposé par Archipels, l’entreprise a la possibilité de différencier un document original d’une copie contrefaite par exemple. Cela permettra d’apporter une garantie supplémentaire aussi bien à ses collaborateurs qu’à sa clientèle. La fiabilité acquise dans le traitement des documents est ainsi un véritable outil de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité.

‍

Former et sensibiliser les équipes

La formation est la sensibilisation des équipes fait aussi partie intégrante du travail de lutte contre la fraude documentaire et à l’identité. En effet, des équipes en mesure de lutter contre la fraude documentaire sont avant tout des équipes informées. Expliquer le niveau de risque, mais aussi les méthodes qui permettent de repérer une tentative de fraude en proposant la mise à disposition d’outils concrets permettra la mise en place d’un dispositif de prévention efficace. Les équipes pourront donc être régulièrement formées aux bonnes pratiques au quotidien et au processus d’alerte en cas de suspicion de fraude.

‍

Établir des points de contrôle rigoureux

Une nouvelle fois, la prévention est le meilleur moyen de lutter contre les fraudes. En fonction des processus mis en place, pouvoir identifier les potentielles faiblesses permettra d’ajouter des points de contrôle ou encore de revoir certaines méthodologies. Pour cela, c’est parfois tout un fonctionnement qui peut être à revoir pour y parvenir. Cette étape peut nécessiter du temps et de nombreux ajustements, mais rien ne vaut un processus bien rodé et testé de toutes les manières possibles pour éviter les erreurs et les fraudes. On n’hésitera par ailleurs pas à faire appel à l’expertise de ses différents collaborateurs, et notamment ceux sur le terrain, pour connaitre leur opinion et disposer de toutes les ressources informatives nécessaires à la sécurisation d’une procédure.